Coûts indicatifs relatifs à la tenue d'une session ordinaire de la Conférence des Parties

20/01/1999

Obligations générales et coûts indicatifs relatifs à la tenue d'une session ordinaire de la Conférence des Parties à la Convention de Ramsar

1. A propos de la Conférence

a. Nature de la manifestation: une conférence intergouvernementale avec son propre Règlement intérieur. Seuls les délégués, dûment accrédités, des Parties contractantes à la Convention de Ramsar ont le droit de vote. À ce jour, une Conférence de Ramsar ne comprend pas de «séance ministérielle».

b. Nombre de participants: de 1500 à 2000 dont 400 environ sont originaires du pays hôte et le reste d'autres pays, y compris les délégués de quelque 140 pays (Parties contractantes et États observateurs) et les observateurs d'organisations internationales, d'instituts scientifiques et d'ONG nationales et internationales.

c. Date: entre mars et juin en 2002, 2005, etc.

d. Durée de la réunion: 9 jours.

e. Lieu: il serait bon que la ville hôte dispose:

  • d'un Centre de conférence approprié;
  • d'hôtels variés (cinq étoiles à deux étoiles), de préférence à proximité du Centre de conférence;
  • d'un accès facile à un aéroport international;
  • et soit située, si possible, à proximité de sites où l'on puisse faire des excursions (de préférence des sites Ramsar).

2. Projet de programme

La veille

Inscription

Soirée - éventuellement réception de bienvenue organisée par le Bureau Ramsar

Premier jour

Réunion du Comité permanent Ramsar

Poursuite des inscriptions

Cérémonie d'ouverture à laquelle assistent des personnalités et hauts dignitaires, suivie de la première séance plénière

Soirée - réception de bienvenue offerte par le gouvernement hôte

Deuxième jour

Séances plénières

Soirée - libre pour consultations (régionales) informelles

Troisième jour

Séances plénières

Soirée - dîner de conférence (option)

Quatrième jour

Séances techniques

Soirée - libre pour consultations informelles

Cinquième jour

Séances techniques

Soirée - libre pour consultations informelles

Sixième jour

Séances techniques

Soirée - libre pour consultations informelles

Septième jour

Excursions

Huitième jour

Séance plénière

Soirée - réception d'adieu

Neuvième jour

Adoption du rapport et des décisions de la Conférence

Les participants quittent le pays ou partent en excursion post-conférence.

3. Equipement du Centre de conférence

a. Séances plénières:

  • une salle pour les plénières où peuvent s'installer confortablement tous les participants (environ 1500), à des tables équipées de micros
  • technologies modernes de présentation audiovisuelle
  • matériel pour l'interprétation simultanée en trois langues (anglais, espagnol et français), y compris des écouteurs pour chaque participant, des salles ou des cabines insonorisées pour les interprètes
  • Equipement pour l'enregistrement de tous les débats

b. Locaux de réunion avec équipement audiovisuel pour (selon le programme) quatre séances techniques, menées en parallèle, les 5e et 6e jours. (Une des séances a normalement lieu dans la salle des plénières avec interprétation simultanée; au moins deux autres séances devraient disposer de l'interprétation simultanée dans les trois langues officielles.)

c. Autres salles de réunion:

  • salle de réunion pour le Comité permanent Ramsar (devenu Comité de la Conférence comptant jusqu'à 50 personnes) qui peut se réunir parallèlement à d'autres séances (aucun besoin d'interprétation simultanée)
  • cinq salles ou zones attribuées aux consultations régionales et autres réunions
  • une salle pour les ONG

d. Aire d'exposition:

  • une vaste aire d'exposition pour, notamment, des affiches, des publications, des vidéos

e. Bureaux du secrétariat:

  • jusqu'à 20 bureaux ou postes de travail séparées par des parois amovibles, équipés avec du matériel de télécommunication et des ordinateurs pour le bureau de la Conférence et le personnel du Bureau Ramsar, notamment:
  • un bureau pour le président de la Conférence
  • un bureau pour le Secrétaire général
  • un bureau pour le Coordonnateur de la Conférence
  • deux bureaux pour les traducteurs
  • un bureau pour l'organisation des voyages et le déboursement des per diem aux délégués bénéficiant d'une subvention
  • une ou deux grandes salles équipées de deux grandes photocopieuses (type industriel) et de grandes tables pour l'assemblage des documents

f. Centre de presse:

  • une grande salle pour les journalistes avec des ordinateurs et des imprimantes
  • une salle pouvant servir pour les conférences de presse
  • une / deux petites salles pour les entrevues
  • si possible, des équipements de télécommunication pour l'usage exclusif des journalistes (en lieu et place, l'équipement du Centre d'affaires peut être utilisé)

g. Salle pour les délégués équipée avec des ordinateurs et des imprimantes

h. Bureau d'inscription:

  • pouvant accueillir un grand comptoir pour l'inscription et la distribution des documents, équipé d'ordinateurs pour prendre les inscriptions

i. Centre d'affaires (services rémunérés):

  • équipement de télécommunication: téléphones, télécopieurs et équipement de courrier électronique
  • service de banque minimal
  • service de dactylographie et de photocopie
  • bureau de poste
  • agence de voyages
  • magasin de souvenirs

j. Autres locaux:

  • aire de détente pour les délégués (bar ou salon)
  • cafétéria et restaurant
  • salle de premiers secours

4. Activités:

a. Cérémonies officielles:

  • réception de bienvenue, éventuellement organisée par le Bureau Ramsar
  • réception de bienvenue du pays hôte
  • éventuel dîner officiel de la Conférence organisé par le Président de la Conférence
  • événement culturel éventuel
  • soirée d'adieu

b. Sorties matinales pour les amateurs d'oiseaux et de nature

c. Programme pour les conjoints:

Beaucoup de participants sont accompagnés de leur conjoint et il conviendrait d'organiser un programme d'excursions culturelles et de visites pendant que la Conférence se consacre à ses travaux. Les conjoints accompagnent habituellement les délégués aux excursions de la Conférence ainsi qu'aux dîners, réceptions, etc.

5. Hébergement/voyage:

a. Hôtels

Le lieu de réunion devrait disposer de toute une gamme d'hôtels - hôtels de luxe à hôtels modestes - situés à distance raisonnable (à couvrir de préférence à pied) du Centre de conférence, faute de quoi un système de transport spécial doit être organisé entre les hôtels principaux et le Centre de conférence.

b. Accueil à l'aéroport:

Le lieu de conférence devrait être proche d'un aéroport international et, si ce n'est pas le cas, disposer de moyens de transport intérieurs. Il est prévu que les organisateurs accueillent les participants à l'aéroport à leur arrivée et les aident à se rendre à leur hôtel; des dispositions semblables doivent être prises pour le retour.

c. Visas:

Le pays hôte doit garantir une entrée libre de tous les délégués et observateurs invités. Une aide sera probablement nécessaire en ce qui concerne les visas d'entrée des participants.

6. Promotion/vente:

a. Logo de promotion:

Pour promouvoir la Conférence, il convient d'envisager l'élaboration d'un logo de la Conférence.

b. Objets de promotion/souvenirs:

Il est maintenant habituel que le pays hôte prépare un certain nombre d'objets qui sont mis en vente (cravates, tasses, casquettes, épingles de cravate, etc.) pour promouvoir la Conférence et comme souvenirs.

Le pays hôte est également tenu de fournir des blocs de papier, des crayons et des porte-documents aux délégués.

7. Coûts

7A) Liste d'objets/services à fournir par le pays hôte et dont le prix est celui du marché local:

a. Location du Centre de conférence

b. Equipement d'interprétation simultanée:

  • micros, écouteurs, salles insonorisées (jusqu'à 4 pour la salle des plénières et la salle des séances techniques)
  • système de gestion
  • expert technique à disposition

c. Equipement de bureau pour le personnel du Bureau Ramsar et les traducteurs:

  • 2 photocopieuses rapides et de grand volume (type industriel)
  • une machine standard plus petite
  • du papier de photocopie (environ 500.000 feuilles recyclées)
  • un système d'ordinateurs pour le traitement de texte et des données (claviers anglais, français et espagnol): il en faut jusqu'à 20 avec 5 imprimantes; doivent être compatibles avec le système du Bureau Ramsar et avec le système de réseau électronique installé
  • un service expert de 24 heures pour tout ce matériel durant les 9 jours de la Conférence et un peu moins pour la semaine qui précède
  • des machines à écrire avec claviers internationaux (2)
  • des bureaux/postes de travail
  • du matériel de bureau et de papeterie

d. Télécommunications pour le Bureau/les organisateurs:

  • téléphones - 10 avec des lignes extérieures pour le Président de la Conférence, le Secrétaire général, le Coordonnateur de la Conférence, le responsable de la presse, le Bureau de voyage international, le Bureau d'information, le Bureau d'inscription, le Bureau d'informations générales/messages
  • 3 télécopieurs
  • l'accès aux communications par courrier électronique à partir de trois ordinateurs au moins

e. Installation du Centre d'affaires (voir 3.i ci-dessus)

f. Salle pour les délégués

  • ordinateurs / imprimantes et machines à écrire pour l'usage personnel des délégués

g. Installation du centre de presse (voir 3.f. ci-dessus)

h. Bureau(x) d'accueil à l'aéroport

i. Frais de personnel et frais administratifs pour le comité local d'organisation (équipe de base un an à l'avance et équipe plus nombreuse à l'approche de la Conférence)

j. Frais de personnel local durant la Conférence:

  • personnel du Centre de conférence y compris les techniciens pour tout l'équipement audiovisuel et de bureau (certains travaillant 24 heures sur 24)
  • 4 employés locaux pour le Bureau d'inscription, parlant si possible les langues officielles de Ramsar
  • personnel multilingue à la réception / information
  • 4 secrétaires capables de dactylographier dans une ou plusieurs des langues officielles
  • 6 assistants pour la salle des plénières et des séances techniques
  • personnel de réception à l'aéroport

k. Excursions: toutes ou certaines pourraient être gratuites, ou toutes pourraient être payantes. Elles peuvent être organisées par une société privée, sans frais pour le gouvernement hôte.

l. Réception:

  • thé/café du matin et de l'après-midi, biscuits (8 jours) (éventuellement payant)
  • repas durant la Conférence (payés par les participants)
  • réception de bienvenue par le gouvernement hôte
  • dîner officiel pays hôte (option)
  • festival multiculturel de spécialités culinaires – ville/État hôte, entreprises locales, etc. (option)
  • soirée d'adieu (frais partagés par le Bureau Ramsar)
  • réception spéciale pour les VIP

Options:

  • guide des transports publics
  • guide d'achats
  • programme pour les conjoints
  • sorties matinales pour les amateurs d'oiseaux
  • service de garderie pour les enfants

m. Matériel de promotion (option):

  • brochure de bienvenue
  • conception d'un logo de la Conférence
  • cadeaux pour les délégués
  • porte-documents, etc. pour les délégués

n. Relations publiques (option)

  • campagne de presse avant et pendant la Conférence
  • autres initiatives de relations publiques aux niveaux national et local
  • campagne de sensibilisation du public aux questions concernant les zones humides

o. Hébergement:

Les délégués paient eux-mêmes l'hébergement. Le pays hôte est chargé de négocier le meilleur accord possible avec les hôtels et lieux d'hébergement et de garantir un système de réservation efficace des hôtels.

p. Transport:

  • entre les hôtels et le Centre de conférence (si nécessaire, peut être payant)
  • pour le secrétariat de la Conférence (si nécessaire)
  • depuis l'aéroport et vers l'aéroport (peut être payant)

q. Sécurité:

Des dispositions de sécurité sont souhaitables 24 heures sur 24 au Centre de conférence durant la session (car le personnel de la Conférence travaille jour et nuit)

r. Excursions à mi-Conférence et post-Conférence:

Les coûts dépendent de ce que le pays hôte peut proposer et du degré de participation du secteur privé

s. Imprévus.

7B) Coûts incombant au Bureau Ramsar et qui, jusqu'ici ont toujours été couverts par le pays hôte (en francs suisses)

Coûts pré-Conférence:

1. Traducteurs: anglais, français, espagnol 40.000

2. Personnel temporaire 25.000

3. Communication / documents pré-Conférence 65.000

Coûts durant la Conférence:

4. Services d'interprétation organisés par le Bureau: anglais, français, espagnol (1 coordonnateur + 12 interprètes) 178.000

5. Billets d'avion aller-retour (classe économique) et per diem pour le personnel du Bureau durant la Conférence (le coût varie selon la distance de Genève et le per diem local ONU à 80%)

5.1 Bureau du Secrétaire général (2 personnes) 8.000

5.2 Personnel technique (4) /Rapporteurs (2) 24.000

5.3 Secrétaires/dactylos de conférence (6): anglais, français, espagnol 4.000

5.4 Bureau d'inscription (1 coordonnateur + 2 membres du personnel international autre que le personnel local 12.000

5.5 Traducteurs (6): anglais, français, espagnol 24.000

5.6 Responsables de la documentation (2) 8.000

5.7 Responsable de la presse 4.000

5.8 Coordonnateur de la Conférence 4.000

6. Salaires du personnel supplémentaire employé par le Bureau durant la Conférence

6.1 Traducteurs (6) 60.000

6.2 Secrétaires (3) 9.000

6.3 Rapporteur (1) 5.000

7. Divers 20.000

Coûts post-Conférence

8. Procès-verbaux de la Conférence: préparation et publication en trois langues (deux/trois volumes avec environ 1500 pages A4) 95.000

TOTAL DES COÛTS DU BUREAU CHF 585.000

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La Convention aujourd'hui

Nombre de » Parties contractantes : 168 Sites sur la » Liste des zones humides d'importance internationale : 2186 Surface totale des sites désignés (hectares) : 208.674.247

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